「短期イベントの警備契約ってどうすればいいの？」
「契約する時の注意点は？」
イベント時に欠かせないのが警備員。案内やトラブル対応を迅速に行い、スムーズなイベント運営をサポートしてくれます。プロに依頼すれば、すぐにでも手配をしてくれるでしょう。
ただ、適当に契約をしてしまうと、高すぎるキャンセル料や思わぬトラブルが発生してしまう場合も。契約する前に、警備に関する知識と準備を行っておきたいところです。
「そんなこと言われても、何から始めたら良いか分からない…」
という方の為に、この記事では短期イベントの警備契約をするための具体例を大公開！注意点や基礎知識も述べているので、この記事を読めば警備契約について丸わかりです。
ぜひ最後までご覧ください。
短期イベント警備の契約に関する基礎知識
警備契約で大事になるのが「費用」です。内容や相場が分からないと、適正な価格で契約を結べません。
短期イベントは予算も限られていますから、できる限り安く抑えたいですよね。
費用に関する基礎知識について述べますので、内容を押さえてから契約に臨みましょう。
警備費用の主な内訳
まずは警備費用の内訳について見ておきましょう。内訳は次の通りです。
- 人件費
- 福利厚生費
- 労災保険料
- 雇用保険料
- 健康保険料
- 介護保険料
- 厚生年金保険料
- 労務管理費
- 募集費
- 被服費
- 安全準備費
- 安全訓練費
- 教育費
- 資格取得費
- 資格手当
- 研修費
- その他
- 宿泊費
- 出張費
基本的な内訳は上記の通りです。警備会社に支払う費用は、基本的に「人件費」と「諸費用」に分かれており、人件費が総費用の6割、諸費用が4割を占めています。
また、人件費は国土交通省が定めている「公共工事設計労務単価」を基準としており、毎年改定されることも押さえておきたいところです。
詳細については警備員の費用相場は？警備員の種類や費用の内訳も徹底解剖！でも解説していますので、参考にしてみてください。
依頼期間の長さも費用に影響する
契約を行う際は、依頼期間の長さも費用に影響することを覚えておきましょう。
一般的に、早期・長期であれば10～20％ほど費用が安くなります。
企業にとっても、安定的に契約してくれる顧客を手放したくはありません。短期イベントは短い期間ですが「〇日の契約を年〇回」「毎年〇月頃」など、継続して契約する旨を伝えれば費用を抑えられる可能性があります。
早割り・長期割引なども頭の片隅において契約に臨みましょう。
見積もり内容は細かくチェック
見積もりを取る際は、内容を細かくチェックしましょう。
見積もりの中には、サービス内容やキャンセルポリシーなど、様々な項目が記載されています。特に注意したいのは、次の内容です。
- 不明瞭な項目がないか（一式など大まかに書かれている）
- キャンセルポリシー
- 緊急時の対応範囲と費用
警備会社によっては、サービス内容を「一式」で括っている場合があります。これでは、何にどのくらい費用がかかっているか分かりません。
また、キャンセルポリシーや緊急出動に関する記載は、細かく見ておきましょう。無駄な出費や対応不可などのトラブルを防ぎやすくなります。
ちなみに、見積もりは複数社から取り、見比べると適正価格を見極めやすくなります。
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短期イベント警備の費用交渉をする前に
「よし短期イベント警備の基本がわかったから、早速契約を！」
と思った方は要注意。このまま契約すると、手間がかかったり、無駄な出費を生んだりする可能性があります。
見積もりや契約交渉をする前に、以下の2点について押さえておきましょう。
必要な警備内容と人数を明確化する
見積もりを取る前に、警備内容と人数を明確にしておきましょう。交渉がスムーズになります。
明確にしておきたいポイントは次の通り。
- 警備対象
- 警備範囲
- 警備期間・時間
- リスクの高いエリア
- 出入口の数
これらが明確になればなるほど、配置すべき場所や人数が見えてきます。明確になるということは、無駄な配置や出費が減るということです。
イベント規模やリスクに応じた警備を行うためにも、上記のポイントは必ず把握しておきましょう。
相見積もりを取得する
契約交渉前には、相見積もりを取得しておきましょう。理由は次の通りです。
- 適正な価格・費用を見極めやすくなる
- 企業同士の価格競争を起こしやすくなる
- 価格交渉をしやすくなる
つまり、相見積もりは、持っているだけで交渉を有利に進めやすくなるのです。
ただ、面倒なのが「会社のリサーチ」と「見積もりの依頼」ですよね。
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短期イベント警備の費用交渉ポイント
さて、ここまで準備できたら、いよいよ警備費用の交渉です。交渉する際は、次のポイントを押さえておきましょう。
- 具体的なイベント内容を伝える→無駄な出費を防ぐ
- 不明瞭な費用を明確にする→無駄な出費を防ぐ
- キャンセルポリシー・災害時の対応などを把握する→トラブルを防ぐ
- 長期割引などの有無を確認する→コストを下げる
- 相見積もりに触れて費用交渉を行う→コストを下げる
上記の通り、交渉は「無駄な出費を防ぐ」「無駄なトラブルを防ぐ」「コストを下げる」という3つの観点から行います。この点に注意することで、時間も費用も最低限に抑えることができるのです。
1から順に、実践しやすい順になっています。5については「交渉するなんて…」と抵抗感を持つ方もいるかもしれません。ただ、相手も契約を取るのに必死ですから、多少の値引きは覚悟で交渉に臨んでいるはずです。
交渉の際は「選ぶ権利はこちらにある」と、少し強気な姿勢を取るくらいが丁度いいでしょう。
極端な警備コストカットはサービス低下のリスクあり
「短期イベントの警備費用を安くしたい！」
という気持ちで記事を見ている方が多いでしょう。もちろん、コストが抑えられるに越したことはありませんが、極端に警備コストのカットに注意しましょう。理由は次の通りです。
- 警備人数が不足し安全性が下がる
- 警備サービスの質が低下する
警備コストをカットしすぎたり、極端に警備費用が安い企業には十分な注意が必要です。警備配置は、短期イベントを円滑に進めるための投資。いわば保険代です。
あなたは、月額100円の生命保険に人生を委ねられますか？きっと多くの方が「不安」を感じるでしょう。短期イベントも同じことです。
短期イベント警備は「費用」と「安全性」のバランスが重要です。
「バランスの見極め方が分からない…」
という方は、一度相見積もりを取ってみましょう。複数社を比較検討することで、費用相場が理解できるようになります。
【まとめ】警備費用の交渉は相見積もりを取ってから
ここまで、短期イベント警備の費用交渉に関するポイントを述べてきました。まとめると次のようになります。
- 基礎知識を押さえて見積もりをチェックする
- 契約前は相見積もりを取っておく
- 費用交渉は強気に出る
警備費用の交渉を上手に行うことで、安全かつ効率的なイベント運営を実現することができます。
逆に言えば、上手くいかないと、イベントが失敗に終わってしまう可能性もあるのです。そんな事態は避けたいですよね。
そうならないためにも、相見積もりを取り「費用と安全性のバランス」を考慮したり、費用の相場を理解しておく必要があります。
「でも、相見積もりを取るなんて面倒くさい」
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あなたは届いた相見積もりを眺め、気に入った一社を選べばＯＫ。優良企業ばかりなので、迷った時は費用が1番安い会社を選べば間違いありません。
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