「急遽短期イベントを開くことになったけど、警備員を緊急手配するにはどうしたらいい？」
今回はこのようなお悩みに答えます。警備員はイベントに欠かせない存在。でも、いざ配置するとなると、どうしたら良いか分からない方も多いでしょう。
そんな方に向けて、この記事では短期イベントで警備員を緊急手配する方法を丁寧に解説。手配にあたって、信頼できる会社の選び方も徹底解剖していきます。
この記事を読めば、すぐにでも警備員を手配できるようになるでしょう。イベント成功のためにも、ぜひ最後までご覧ください。
短期イベント警備員の緊急手配方法
短期イベント警備員を緊急手配するには、様々な準備が必要になります。
準備せずに依頼してしまうと、自社に合わないサービスや高額請求を受けることになるでしょう。
そうならないためにも、次の3つのポイントについて押さえておきましょう。
事前準備と情報収集
緊急手配を行う際は、事前準備と情報収集が重要になります。
何も把握せずに依頼してしまうと、過剰な人数を配置したり、イベントの特性に合わないスキルを持った警備員が来たりしてしまうからです。最低でも、次の点について把握しておきましょう。
- イベントの概要
- 必要な警備員数
- リスクの高い箇所
- イベントに求める警備ニーズと警備スキル
上記の4点について把握しておけば、スムーズかつ効率的な警備依頼を行うことができるでしょう。警備会社に丸投げすると、余計なサービスや人員を提供される場合があります。無駄な出費を生みたくない方は、必ず状況把握を行いましょう。
緊急手配時の流れ
次に、緊急手配の流れについて押さえておきましょう。流れは次の通りです。
- 緊急手配を行う会社を選定
- イベント概要・人員数・警備の目的などを伝える
- イベント当日に集まった警備員を打ち合わせを行う
警備員の手配は、本来であれば綿密な打ち合わせのもと、必要な人員数やスキルを決定するものです。
急遽手配した場合は、警備員が現場の状況を理解していないケースが多いため、当日の打ち合わせが欠かせないでしょう。そのため、打ち合わせ当日までには、緊急時の対応方法や指示系統について明確に説明できるようにしておく必要があります。
「でもどんな説明をしたら良いか分からない…」
という方のために、効果的なコミュニケーションを取るための方法について解説します。
イベント当日で打ち合わせすべき事項
イベント当日で打ち合わせすべき事項は次の通りです。
- 指示を仰ぐべき責任者
- 連絡方法
- トラブル時の緊急対応
上記の3点が曖昧だと、警備員が自分勝手に動くようになり、警備効率が下がってしまいます。特に報告・連絡・相談を「誰に」「どのように」するのかは、必ず決めておきましょう。
トラブルの緊急対応も、ある程度マニュアル化すべきです。例えば、次のような手順が挙げられます。
- 現場へ急行
- 責任者・周囲の警備員へ状況報告
- トラブル対応
- 責任者へ報告
トラブル発生時は、情報共有を素早く行うことで、混乱を最小限に抑えることができます。何にせよ、イベント主催者には、コミュニケーションを綿密に取れる体制を作ることが求められるでしょう。
警備員の緊急手配先を探すコツ
警備員を緊急手配するにあたって、重要なのが依頼先の「信頼性」です。
「誰でも良いから警備員を…」と焦って依頼しては、足元を見られてしまう可能性もあるでしょう。短期イベントは予算が限られていますから、コスパよく警備員を手配したいところです。
そのためにも、次で解説するポイントを押さえてから警備員を手配しましょう。
評判・口コミのチェック
1番はじめにすべきことは、評判・口コミのチェックです。
評価・口コミは利用者の声が詰まっています。そのため、業界での評価や信頼度を図る物差しになるのです。
例えば、次のような手段でチェックすると良いでしょう。
- 警備員専門のレビューサイト
- SNS
- 警備会社のHP
ネットでは不特定多数の人物が書き込んでいるため、全てを鵜呑みにするのは危険ですが、参考にはなるはずです。
「でも、どれも信用ならない…」という方は、次で解説する相見積もりを取ると良いでしょう。
相見積もりを取る
信頼できる会社探しで、最も効果的なのが「相見積もり」です。相見積もりは次のようなメリットがあります。
- 会社ごとにサービスや費用を比較できる
- 会社同士で価格競争を起こしやすくなる
- 価格交渉をしやすくなる
自社にあった警備会社を探しやすくなるうえに、費用を抑えてコスパを高めやすくなるのです。
「でも、いくつも会社をリサーチするなんて面倒…」
という方は、ぜひ我々に相見積もりをお任せください。あなたに代わり、大手含む優良企業から見積もりをお取りします。
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契約条件の確認
見積もりを取ったら、契約条件を必ず確認しておきましょう。確認事項は次のような例が挙げられます。
- 費用と費用の透明性
- キャンセルポリシー
- 保険や保証制度の有無
- 追加費用
上記の内容は、契約後に最もトラブルになりやすいポイントです。キャンセルポリシーや追加費用などは、見落としがちなので、必ずチェックしておきましょう。
契約条件を確認したら、気に入った警備会社と最終打ち合わせに入っていきます。
連絡体制とサポートの確認
最後は、警備会社のサポートや連絡体制について確認していきましょう。
先ほど、警備はコミュニケーションの体制が重要だと述べました。それは警備会社も同じことです。
例えば、緊急時の対応や出動について、すぐに連絡できるか、サポート窓口はあるのかなどを確認しておきましょう。また、どの程度の範囲まで対応してくれるのかを確認しておくと、トラブル発生時の対応がスムーズになるでしょう。
トラブルの発生時は、特にコミュニケーションの円滑さが求められます。契約条件に限らず、連絡体制が整っている会社かどうかも必ずチェックしましょう。
短期イベント警備員を手配する際に気をつけるべきポイント
最後に、警備員を手配する際に注意しておくべきポイントについて解説します。
警備員の配置は法律にも関わっており、最悪行政から罰則や指導が入る可能性もあるのです。
来場者の安全・安心を守るためにも、次のポイントについて把握しておきましょう。
法律と規制の遵守
イベントを開催する際は、有資格の警備員を配置する必要があります。
警備業法における「警備基準」の中に、有資格の警備員を配置するよう明示されているからです。
自治体によっては、どんな小さな規模のイベントでも、警備員の配置を求めている場合があります。殆どの自治体では、イベント開催の届け出時に警備体制について申告するため、ほぼ警備員の配置が義務付けられていると言っていいでしょう。
警備員の配置義務については、次の記事でも解説しています。
よければ参考にしてみてください。
イベントの特性に合った警備
警備員を依頼する際は、イベントの規模や特性を把握し、それに応じたサービス・人員を提供してもらう必要があります。
警備サービスは過少でも過剰でもいけません。バランスを取らなければ、警備効率が崩れ、来場者の安全・安心を保つことができないからです。
例えば、ボディーガードや貴重品の警備などを、一般の警備員に依頼するのは得策ではありません。有資格者や専門の警備員を依頼する必要があります。逆に言えば、リスクの低い場所に、高度なスキルを持った警備員を配置する必要はないということです。
イベントに合った警備体制を作るには、まずイベントを知ることから始まります。警備員を依頼する際は、イベントの概要について見直しておきましょう。
【まとめ】短期イベント警備員の手配は相見積もりで行おう
ここまで短期イベント警備員の緊急手配方法や手配先の探し方について解説しました。まとめると次のようになります。
- 緊急手配をする前にイベントの概要を押さえておく
- 信頼できる緊急手配先を探すには相見積もりを取るのが1番簡単
- 警備員の手配時は法律の遵守やイベントの特性に合った警備配置が重要
警備員の手配は流れさえ押さえておけば、簡単に行うことができます。ただし、適当な会社に依頼してしまうと、無駄なサービスや過剰な人員を提供されてしまう可能性があるのです。
そんな時に役立つのが「相見積もり」です。相見積もりがあれば、警備会社を比較検討することができ、無駄なサービスや人員を見極めやすくなります。
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